En los últimos años hemos visto cómo la tecnología ha llenado diferentes espacios de nuestra vida tanto personal como laboral. En la actualidad es normal usar en nuestro teléfono diferentes aplicaciones que se enfocan en aspectos específicos de nuestra vida, tales como viajes, finanzas, educación o entretenimiento. Esto que se vive en el entorno personal, no difiere mucho de lo que sucede en muchas de las empresas, las cuales manejan diferentes sistemas de información, y el flujo se ve afectado por la comunicación de sistemas. Una de las brechas más comunes se genera entre el área de ventas que utiliza un CRM y el area de producción que en muchas ocasiones utiliza un ERP.  La falta de una conexión fluida entre estas dos áreas puede llevar a una serie de problemas que afectan tanto la eficiencia operativa como la satisfacción del cliente y que analizaremos a continuación. 

Órdenes de Pedidos de Compra Pérdidas en el Correo

Uno de los problemas más comunes es la pérdida de órdenes de pedidos de compra en el correo electrónico. Muchas empresas aún dependen de este canal para recibir y procesar pedidos, lo que puede resultar en correos perdidos o ignorados, especialmente cuando el volumen de correos es alto. Esta situación no solo retrasa el inicio del proceso de producción, sino que también puede llevar a la insatisfacción del cliente debido a la falta de respuesta o confirmación de su pedido.

Solicitudes Retrasadas por Falta de Validaciones Previas del Inventario

Otro desafío significativo es la falta de validaciones previas del inventario antes de confirmar un pedido. Esto puede llevar a dos situaciones en las que se aceptan pedidos que no pueden ser cumplidos debido a la falta de stock, lo que resulta en la necesidad de gestionar expectativas de los clientes de manera reactiva o en dejar esta orden de pedido en “cola” generando retrasos para la entrega al cliente.

Demoras en la Entrega de Productos

Las demoras en la entrega de productos son otro problema común que afecta la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa. Estas demoras pueden deberse a una mala coordinación entre ventas y producción, donde los tiempos de producción no están alineados con los plazos de entrega prometidos.

Productos No Conformes con lo Solicitado por el Cliente

La falta de comunicación clara y precisa entre ventas y producción puede resultar en productos que no cumplen con las especificaciones del cliente. Esto no solo lleva a devoluciones y quejas, sino que también puede dañar la relación con el cliente.

Canales de Pedidos Dispersos y Cuellos de Botella

Cuando las empresas utilizan múltiples canales de pedidos sin una integración adecuada, se crean cuellos de botella en el proceso de gestión de pedidos. Los pedidos pueden entrar por diferentes vías, como correos electrónicos, sistemas de comercio electrónico, llamadas telefónicas, entre otros, lo que complica la gestión y coordinación.
 

Carga Manual de Solicitudes en el Sistema

La entrada manual de pedidos en el sistema por parte del equipo de ventas o producción es un proceso propenso a errores y consume mucho tiempo. Esto no sólo ralentiza el proceso, sino que también aumenta la posibilidad de cometer errores que pueden resultar costosos.

Formatos de Órdenes de Compra Propios y Dificultades de Estandarización

Las órdenes de compra que generan los clientes a menudo tienen formatos propios que son difíciles de estandarizar. Esto puede complicar la integración y el procesamiento eficiente de los pedidos.

Otros Desafíos Comunes en la Industria de Producción

Además de los problemas mencionados, las empresas de producción también enfrentan desafíos como:

Falta de Visibilidad en Tiempo Real: 

La falta de visibilidad en tiempo real sobre el estado de los pedidos y la producción puede dificultar la toma de decisiones informadas.

Integración de Datos de Múltiples Fuentes: 

Integrar datos de diversas fuentes, como proveedores y sistemas de logística, puede ser complejo y llevar a inconsistencias.

Adaptación a Cambios en la Demanda: 

La capacidad de adaptarse rápidamente a cambios en la demanda del mercado es crucial, pero a menudo difícil de gestionar sin sistemas adecuados.

La integración y comunicación eficiente entre las áreas de ventas y producción es esencial para el éxito de cualquier empresa de producción. Los desafíos son numerosos y variados, pero con las soluciones adecuadas, es posible superarlos y mejorar significativamente la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Herramientas como Sabia, que integran sistemas de ventas y producción, automatizan procesos y utiliza inteligencia artificial para mejorar la precisión y eficiencia, son cruciales para enfrentar estos desafíos y llevar a las empresas a un nuevo nivel de rendimiento y servicio al cliente.